BASES DE DATOS 

¿Qué es una Base de datos? 

Una base de datos es una colección de información organizada de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que necesite. Una base de datos es un sistema de archivos electrónico.

Las bases de datos tradicionales se organizan por campos, registros y archivos. Un campoes una pieza única de información; un registro es un sistema completo de campos; y un archivo es una colección de registros.

Por ejemplo, una guía de teléfono es análoga a un archivo. Contiene una lista de registros, cada uno de los cuales consiste en tres campos: nombre, dirección, y número de teléfono.

A veces se utiliza DB, de database en inglés, para referirse a las bases de datos.

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APLICACIONES

En una empresa

En un hospital

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BASES DE DATOS MÁS UTILIZADAS

Como en cualquier otra parcela de trabajo en las empresas, las bases de datos son una pieza fundamental que conviene gestionar de manera eficaz para que todo funcione a la perfección. Existen muchas alternativas informáticas para manejarlas, por eso a veces cuesta decantarse por un producto u otro y al final la decisión siempre irá en función de pequeños inputs como el precio o el alcance que ofrezca cada candidato. Para facilitaros un poco el trabajo, vamos a repasar cuales son las bases de datos más utilizadas y una breve introducción a cada una.

MySql
Es sumamente fácil de administrar, operar y es famoso por su instalación de 15 minutos, la cual en 15 minutos es posible instalar, configurar y montar una BD relacional ya sea sistemas OLTP o bien OLAP, aunque por excelencia MySQLServer es comúnmente usado para desarrollos Web 2.0 y Enterprise2.0.

Oracle
La tecnología Oracle para organizaciones en crecimiento es abierta, fácil de integrar, simple de administrar y altamente escalable, lo cual ayuda a adaptarse más rápido a los cambios del mercado o a los requerimientos delcliente. Las soluciones Oracle permiten alinear sus procesos con las cambiantes necesidades durante un largo período, brindando así valor continuo para nuestra empresa.
DBase
La seguridad en dBASE Plus sigue siendo muy similar a la que ya existía antiguamente en la base de datos MS/DOS dBASE 2.0. La ventana de Escritorio que presenta es una combinación de estilos que se tomó de diferentes programas. Es un tributo al poder fácil y entendible flexibilidad que hace de dBASE una plataforma superior de desarrollo. Como es a menudo el caso, una simple vista de diseño puede enmascarar mucho de la complejidad del software. Es difícil hacer que el software se vea fácil.

FileMaker Pro
FileMaker Pro es el programa de bases de datos que tiene la potencia y flexibilidad para manejar todas tus funciones decada día en casa y en la oficina sin tener que aprender instrucciones de programación complejas. Su estabilidad es buena ya que es muy sencilla y también uno no se pierde en las pantallas como se hace en Access.

Microsoft Access
Microsoft Access es uno de los sistemas de gestión de bases de datos relacionales más usuales para los sistemas operativos Windows, desarrollado por el mismo Microsoft y orientado a ser usado en un entorno personal o en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite ofimática Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica simple.

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Base de datos en Excel

Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un mismo contexto y cuya información está almacenada y lista para ser utilizada en cualquier momento. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, ventas o cualquier otra cosa.
Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las cuales están compuestas por columnas y filas. Una tabla tendrá un número específico de columnas, pero tendrá cualquier número de filas.
Si observas con detenimiento la imagen anterior, notarás que una tabla se asemeja mucho a una hoja de Excel la cual también está dividida en columnas y filas. Por esa razón Excel ha sido utilizado por mucho tiempo, y por muchas personas, como un repositorio de datos.

Crear la base de datos en Excel

Una vez que tenemos el diseño de la base de datos podemos crearla fácilmente en Excel siguiendo dos recomendaciones:

• Cada tabla del diseño será una tabla de Excel.
• Colocar cada tabla en su propia hoja de Excel.

El motivo para utilizar tablas de Excel es que existen múltiples beneficios de utilizar tablas entre los cuales están los filtros y el reconocimiento automático de nuevas filas y columnas. Por otro lado, la razón por la cual colocar cada tabla en su propia hoja de Excel es para facilitar el crecimiento de los datos ya que si colocas varias tablas en una misma hoja probablemente tendrás que moverlas o redefinirlas cada vez que alguna de ellas aumente de tamaño y se sobrepongan entre sí.

Consultar la base de datos en Excel

Una vez que se ha creado la base de datos en Excel y comiencen a crecer los datos, seguramente te encontrarás con la necesidad de relacionar la información de diferentes tablas para obtener datos complementarios. Por ejemplo, considera las siguientes dos tablas:

La Hoja.Ordenes contiene una tabla llamada Ordenes y la Hoja.Clientes contiene la tabla Clientes. Si al consultar la tabla Ordenes deseo conocer el Email del cliente que ha efectuado dicha compra, puedo utilizar funciones de Excel para obtener dicha información. Ya que estoy utilizando tablas de Excel, puedo hacer uso de las referencias estructuradas, por ejemplo:

=BUSCARV(Ordenes[IDCliente], Clientes, 5,FALSO)


Esta fórmula buscará el valor de la columna IDCliente, que pertenece a la tabla Ordenes, dentro de la tabla Clientes y devolverá la columna 5 de esta última tabla. Observa el resultado de la fórmula:

El resultado de la fórmula es correcto ya que la orden número 1 fue hecha por el cliente con un IDCliente igual a 5 y que corresponde a Luis cuyo Email es el mostrado en la celda F2. De esta manera puedes relacionar la información de las diferentes tablas en tu base de datos en Excel, ya sea utilizando la función BUSCARV o la combinación de funciones INDICE/COINCIDIR ya que ambas nos permite crear fórmulas para buscar datos.

Si quieres practicar un poco más con este tipo de fórmulas, descarga el libro de trabajo que contiene el ejemplo que acabamos de realizar. Antes de finalizar este artículo, es necesario hacer algunas aclaraciones importantes sobre las bases de datos en Excel, pero para eso necesito explicar un poco sobre los sistemas de gestión de bases de datos.

Conclusión

La realidad es que hay millones de usuarios de Excel que utilizamos la herramienta como un repositorio de datos y aunque no es formalmente un sistema de gestión de bases de datos, es posible utilizarlo para guardar información útil.

Mi recomendación es que si te encuentras con que alguna de las desventajas de Excel te está causando dolores de cabeza con tu trabajo, entonces considera fuertemente la opción de utilizar algún DBMS como Microsoft SQL Server o Access. Si las capacidades de Excel han sido hasta ahora suficientes para ti, entonces te recomiendo seguir los pasos descritos en este artículo para hacer uso de las mejores prácticas en el diseño y construcción de bases de datos en Excel y hacer más eficiente el trabajo y organización de la información.

   

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